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Interview

In diesem Interview mit Marco Skulschus, der als Berater für die Comelio GmbH an Software-Projekten in der Konzeption von Software-Architektur, Technologieauswahl und allgemeiner Anforderungsanalyse tätig ist, beschreibt er seine Meinung zu Software-Projekten, in denen ein Schwerpunkt die Geschäftsprozessmodellierung darstellt.

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Interview mit einem Projektleiter

Marco Skulschus

Sie arbeiten als Berater für die Comelio GmbH. Beschreiben Sie kurz Ihre Aufgaben.

Meine Tätigkeit im Bereich Softwareentwicklung umfasst die Kommunikation mit den Kunden sowie die Weitergabe dieser Informationen an die zuständigen Programmierer bei uns im Hause. Dies bedeutet, dass ich normalerweise vom Erstgespräch bis zur endgültigen Auslieferung und natürlich auch Fehlerkorrektur für die Kunden als Ansprechpartner bereitstehe. Ich schätze es dabei sehr, möglichst direkt mit den Kunden zusammenzuarbeiten, in der ersten Phase gerade auch vor Ort zu sein, um möglichst viele Informationen für eine optimale Planung zu erhalten.

Was sind Ihre genauen Tätigkeiten?

In der ersten Phase bei einem einfachen Software-Projekt führe ich oft alleine und vielleicht mit einem Kollegen zusammen die Anforderungsanalyse durch. Auf der einen Seite gibt es natürlich immer aufseiten der Kunden ein ausgearbeitetes Papier, doch die Qualität dieser Unterlagen ist zwangsläufig von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich. Hier ist immer wieder zu bedauern, dass alle Versuche, Softwarestandards zu etablieren, nicht fruchten. Im mittelständischen Bereich – das sind für mich Unternehmen, die auch durchaus mehrere tausend Mitarbeiter und mehrere Standorte besitzen können – gibt es oft die Herausforderung, dass kein standardisierter Prozess für Softwareinvestitionen existiert und dass hier auch von mir eine gewisse Struktur vorgegeben werden muss. Die Anforderungen werden dann in möglichst ausführlicher Form in Text-Dokumenten aufgearbeitet, angereichert mit UML-Diagrammen, Use Case-Tabellen und Freitext, welche dann für den Kunden und für uns als EDV-Dienstleister die Projektarbeit darstellen.

Wie wurden Sie auf das Thema Geschäftsprozessmodellierung aufmerksam?

Es wäre schön, wenn ich tatsächlich aufmerksam geworden wäre, weil ich Beobachtungen angestellt habe. Dies war leider nicht so. Vielmehr wurde ich in meinem Studium mit den Begriffen Aufbau- und Ablauforganisation, Wertketten und natürlich auch Prozessorientierung in diversen Fächern – vorrangig BWL und Soziologie – konfrontiert. Damals habe ich mich zwar mit der entsprechenden, teilweise weltweit bekannten und interessanterweise auch schon sehr alten Literatur beschäftigt, habe aber noch kein Herzblut für dieses Thema verloren.

Wann entstand dann ein besonderes Interesse?

Dass Geschäftsprozesse und Software eine sehr enge Bindung eingehen, und diese Bindung immer intensiver wurde und sich dieser Trend vermutlich auch in den nächsten Jahren weiter fortsetzen wird, ist mir ebenfalls im Studium bewusst geworden. Doch ohne rechtes Anschauungsmaterial blieb diese Erkenntnis farblos. Als ich dann als Berater die ersten Projekte von Kunden gesehen und später auch bei der Comelio GmbH Projekte geleitet habe, fiel mir auf, dass in den meisten Fällen Software benötigt und ausgearbeitet wurde, die wesentlich für die Abbildung von Geschäftsprozessen ist. Das lag natürlich weniger daran, dass dies für Software üblich ist, sondern an der Ausrichtung unserer Firma und an den Kundenaufträgen. Mir wurde irgendwann die Bedeutung und Nützlichkeit der erstellten und vorgeführten Software bewusst, sodass ich mich dann auch selbst wieder mit dem Thema Prozessorientierung und Geschäftsprozessmodellierung auseinander gesetzt habe. Da dies ein Arbeitsschwerpunkt von Comelio ist, war eine solche Beschäftigung natürlich sehr lohnenswert.

Beschreiben Sie doch einmal diese Bedeutung, welche die Software besaß.

Software ist aus dem modernen Leben gar nicht mehr wegzudenken. Ich interessiere mich privat für Film-Klassiker, in denen ich immer wieder eine Zeit von Schreibmaschinen, Notizzetteln und Aktenordnern sehe. Dass überhaupt Arbeiten ohne Software-Unterstützung verrichtet werden konnten, erscheint mir jedes Mal wieder erstaunlich, aber es muss wohl so gewesen sein. Heute gibt es in jedem Unternehmen eine prozessorientierte Software-Unterstützung, und sei es auch nur ein E-Mail-Programm, mit dem Geschäftsobjekte in Form von Nachrichten mit und ohne Anhang empfangen, weitergeleitet und beantwortet bzw. bearbeitet werden. Für klassische Bereiche wie Abrechnung, Kundenverwaltung oder Stammdaten kann man sich einen Karteikasten nicht mehr vorstellen. Diese einzelnen Software-Produkte stehen meistens an einer bestimmten Stelle in einer Aktivitätenkette. Diese kann vielleicht wie in einem Krankenhaus auch ohne Software über große Strecken durchgeführt werden, doch spätestens für die Abrechnung, Kontrolle und Leistungserfassung entstehen wieder elektronische Daten. Eines Tag fiel mir dann auf, dass auch Software, die in mittelgroßen Projekten entstand, wenigstens einen kleinen Teil einer solchen Kette unterstützten und die Kette erheblich belastet oder sogar reißen würde, wenn die Software nicht funktionieren würde. Hier kommt Software plötzlich eine unterstützende oder sogar ermöglichende Aufgabe zu. Tätigkeiten könnten ansonsten nur mit einem großen Schritt zurück in die Vergangenheit überhaupt bewältigt werden – allerdings nicht zu den geringen Kosten und mit dieser Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit.

Die Comelio GmbH betreut viele mittelständische Kunden. Gibt es hier Besonderheiten gegenüber Großunternehmen?

Es ist – leider für die Unternehmen und zum Glück für uns – oft zu beobachten, dass ein Bedarf an einer Software entsteht, dieser Bedarf aufgrund der Investitionskosten und natürlich auch unsicher erscheinenden Amortisation viel zu lange aufgeschoben wird, und dann plötzlich ein Software-Projekt notwendig wird. Dieses greift dann auch bei Projekten mit einem Volumen von 100.000 Euro nur einen winzigen Aspekt einer ganzen Prozesskette heraus und versucht, diesen Schritt zu lösen. Dass allerdings Daten eines vorherigen Schritts übernommen und für den nachfolgenden Schritt aufbereitet werden müssen, wird oftmals völlig übersehen. Teilweise gibt es auch Kunden, die eine Software, die tatsächlich als unternehmenskritisch anzusehen ist, ohne zusätzliche prozessorientierte Betrachtung oder Beratung in Auftrag geben. Sie machen sich teilweise gar nicht klar, welche Bedeutung eine solche Software haben kann und sehen nur, dass ein Computer-Programm entstehen soll, dass bestimmte Aufgaben lösen soll.

Können Sie Beispiele nennen?

Im Bereich der Kunden- und Auftragsverwaltung, teilweise auch Stammdatenverwaltung und Produktionssteuerung gibt es eine Reihe von fertigen Systemen, die mit entsprechendem Anpassungsaufwand fast überall gut genutzt werden. Aber oft habe ich spezielle Software für Angebotserstellung, Projektvorbereitung und –durchführung, Analyse- und Planungssoftware gesehen, die als einfache Insel-Lösung verlangt wurde, obwohl sie in Wirklichkeit in eine ganze Kette von einzelnen Schritten eingebettet war, die mit völlig anderen Systemen ausgeführt wurden. Ein schönes Beispiel ist immer die Projektverwaltung ohne Zugriff auf SAP oder Microsoft Navision, in denen die eigentlich zu bearbeitenden Daten abgerufen werden könnten. Projektverwaltung sollte durchaus keine Parallelwelt aufbauen, sondern auf die vorhandenen Datenstrukturen, modellierten Prozesse und Transaktionen zurückgreifen.

Wie gehen Sie hier vor?

Als Berater steckt man manchmal in einem Dilemma. Auf der einen Seite gibt es eine Möglichkeit, einen Auftrag für ein Software-Projekt zu gewinnen, was natürlich eine sehr wichtige Angelegenheit ist. Auf der anderen Seite sieht man, dass eine noch viel bessere Lösung denkbar und auch aus Gründen der Wirtschaftsinformatik und der Betriebswirtschaftslehre notwendig wäre, hierfür aber nachweislich keine finanziellen Mitteln bereitgestellt werden, weil nur ein einzelner Unternehmensbereich dieses Projekt durchführen möchte und die übergeordneten Verantwortlichen weder eine Prozessmanagement-Sicht besitzen noch sehen wollen, dass die Investitionen, die zunächst scheinbar höher sind, nachher aufgrund von Doppelerfassungen, Datenübertragungen, notwendigen Anpassungen und dergleichen hätten vermieden werden können. Ich versuche in einem solchen Fall, auf die wirkliche Dimension der Software hinzuweisen, um eine bessere Software planen zu können. Wenn dies wirklich nicht gewünscht ist und wir trotzdem glauben, dass nur eine integrierte Lösung optimal ist, dann ist es auch schon einmal vorgekommen, dass wir den Auftrag aus Gründen der Vorsicht nicht übernehmen konnten. In vielen Fällen jedoch sind Kunden für solche Hinweise empfänglich, wenn sie sich bislang mit diesem Thema noch nicht auseinander gesetzt haben und eine individuelle Software für sie nur ein beinahe austauschbares Werkzeug wie ein Standardprodukt war, und man kommt zu einer Situation, in der prozessorientiertes Denken und Vorgehen verlangt wird.

Welche Produkte und Technologien setzen Sie ein?

Grundsätzlich versuchen wir eine gewisse Neutralität zu bewahren und nicht mit einer Standardlösung aufzutreten. Doch angesichts der Komplexität der möglichen fertigen Systeme muss natürlich eine Auswahl getroffen werden. Dies ist in unserem Fall Microsoft Navision bzw. Dynamics und Oracle-Produkte. Auf SAP greifen wir zu, programmieren es aber nicht direkt intern. Als Programmiersprachen kommen dabei vorrangig .NET und Java zum Einsatz. Große mittelständische Kunden besitzen ja im Regelfall auch schon eine entsprechende Software-Lösung, sodass hier oft die Technologie schon vorgegeben ist. Kleine mittelständische Kunden dagegen können auch eine prozessorientierte Software-Lösung erhalten, die komplett neu entwickelt wurde. Hier strebe ich gerne eine langfristige Zusammenarbeit an, die es ermöglichen kann, ausgehend von einer Insel-Lösung nach und nach einzelne Prozesse vollständig abzubilden.

Sind Sie von Prozessmanagement persönlich überzeugt?

Hier kann ich definitiv mit Ja antworten. Durch die Berücksichtigung der gewünschten oder schon eingerichteten Ablauforganisation erhält man im Normalfall zwar eine viel größere Software-Lösung als ursprünglich geplant, doch diese ist vollständig integriert. Mitarbeiter können mit Hilfe der Software einen gesamten Prozess abbilden, arbeiten in gleichen Masken, können sich auch an unterschiedlichen Stellen gegenseitig helfen und kontrollieren. Prozesse können an verschiedenen Standorten oder innerhalb verschiedenen Teams völlig gleichartig aufgebaut werden, was langfristig immer auch die Qualität steigert.

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